El perfil del auxiliar administrativo se ha convertido en uno de los más demandados en nuestros días, ya que las tareas de las que se ocupa son imprescindibles, tanto en la empresa privada, como en la Administración Pública. En este post te ofrecemos la información necesaria para que conozcas lo mejor posible las funciones de un auxiliar administrativo, así como los estudios, habilidades, labores y salidas profesionales.
¿Qué es un auxiliar administrativo?
Cuando nos referimos a un auxiliar administrativo o asistente administrativo, hablamos de un empleado que brinda apoyo y asistencia en las tareas administrativas de una empresa. Por tanto, suele trabajar en despachos y oficinas, y su trabajo consiste en proporcionar soporte en la gestión de documentos, recepción y atención telefónica, archivo, correo y comunicaciones, procesamiento de datos, etc.
Aunque pueda parecer lo contrario, el trabajo de auxiliar administrativo es crucial en el funcionamiento eficiente de una organización. Su importancia viene dada por su capacidad para brindar apoyo operativo, coordinar tareas, atender a clientes y mantener el orden y la eficacia en la gestión de la información y la documentación, una contribución esencial para el éxito y buen funcionamiento de la empresa.
Diferencias entre las funciones de un auxiliar administrativo y un administrativo
Aunque puede variar según la empresa y el contexto específico, la diferencia entre un auxiliar administrativo y un administrativo radica principalmente en el nivel de responsabilidad y autonomía en las tareas que desempeñan dentro de una organización.
En relación al nivel de responsabilidad, un auxiliar administrativo generalmente asiste y brinda apoyo al departamento de administración en tareas específicas. Su trabajo se centra en la ejecución de tareas operativas siguiendo las directrices proporcionadas por los administrativos o superiores jerárquicos.
En cambio, un administrativo tiene un mayor nivel de responsabilidad y puede estar a cargo de áreas o procesos administrativos específicos. Puede tomar decisiones independientes y goza de mayor autonomía en la gestión de las tareas y proyectos asignados, a la hora, por ejemplo, de analizar situaciones, resolver problemas, proponer mejoras o cambios, etc.
En cuanto a la complejidad de las tareas, un auxiliar de administración generalmente realiza trabajos administrativos rutinarios y repetitivos, mientras que el administrativo puede acometer tareas más complejas y estratégicas, como coordinar proyectos, analizar datos, elaborar informes o supervisar y coordinar las tareas de otros empleados, incluidos los auxiliares administrativos.
Las 10 funciones principales de un auxiliar administrativo
1. Atención telefónica o chat online: Contestar llamadas y consultas y dirigirlas al personal correspondiente, así como tomar nota de los mensajes.
2. Gestión de la correspondencia y el correo electrónico: Llevar el control de la correspondencia que entra y sale de la empresa, así como filtrar, responder o reenviar al departamento que corresponda los emails recibidos.
3. Recepción de visitas en la oficina: Brindar asistencia y atención a los clientes o visitantes que llegan a la empresa.
4. Gestión de documentos: Clasificar, archivar y mantener actualizados los documentos y registros de la empresa. Esto puede incluir la creación y actualización de bases de datos, así como la preparación y organización de informes y presentaciones.
5. Organización del archivo en la oficina, ya sea en formato físico o electrónico, con el fin de facilitar el acceso a la información y documentación necesaria y mantener un flujo eficiente de datos dentro de la organización.
6. Realizar tareas administrativas básicas: Gestionar facturas, albaranes, costes de pedidos, compras y suministros de la empresa o cualquier otro tipo de operaciones auxiliares (calcular nóminas de la plantilla, impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social, etc.).
7. Comunicaciones internas de la empresa: Comunicar toda la información útil al resto de los departamentos, trabajadores y superiores de la empresa.
8. Coordinación de reuniones y eventos: Tener al día la agenda de reuniones, citas y eventos internos o externos, asegurándose de contar con los recursos necesarios, como salas de reuniones, equipos audiovisuales, catering, etc.
9. Procesamiento de datos: Ingresar y mantener actualizada la información en sistemas informáticos, hojas de cálculo y bases de datos.
10. Conocer y llevar al día las gestiones empresariales con la Administración Pública con las que el departamento tenga relación.
Estudios y cursos de auxiliar administrativo
Ahora que ya conoces qué hace un auxiliar administrativo, la siguiente pregunta es: ¿qué estudios se necesitan para trabajar como auxiliar administrativo? Aparte de que este puesto laboral te debe gustar desde el principio, se requiere una formación específica para desempeñar con diligencia las funciones de un auxiliar administrativo.
Existen ciclos de formación profesional, en concreto una FP de Técnico en Gestión Administrativa, aunque hay variantes similares como Técnico Superior en Administración y Finanzas o Técnico Superior en Asistencia a la Dirección. El Grado Medio de Gestión Administrativa tiene una duración de 2.000 horas lectivas divididas en dos años.
No obstante, las empresas también admiten titulaciones de centros privados a la hora de acceder a puestos de trabajo de auxiliar administrativo. En Aprendum ponemos a tu disposición nuestro amplio catálogo de cursos online de auxiliar administrativo, que te proporcionarán la formación adecuada para este puesto.
Se trata de cursos a distancia con los que podrás compaginar los estudios con tu vida laboral y personal, disponen de tutoría online y, a su término, recibirás tu correspondiente Certificado Acreditativo.
Los más demandados son el Curso a distancia de Auxiliar Administrativo, un programa formativo de 600 horas y un precio de 69€, el Curso online de Auxiliar Administrativo, una formación en tareas administrativas de 300 horas al precio de 79€ y el Curso online de Secretariado y Prácticas de Oficina, de 330 horas y un precio de 79€, que incluye formación en Ofimática y los programas ContaPlus, FacturaPlus y NominaPlus.
Habilidades y competencias
Tanto la formación profesional, como los cursos de auxiliar administrativo, suelen trabajar las siguientes habilidades y competencias:
¿Qué habilidades trabajarás?
– Aptitudes para gestionar el tiempo, llevar registros, trabajar con los equipos de la oficina y transcribir audio.
– Capacidad para priorizar tareas, trabajar en equipo y mantener toda la información confidencial.
– Capacidad para prestar atención al cliente, tomar la iniciativa y respetar los vencimientos.
– Aptitud de buena organización, buen trato telefónico y correcta redacción en todos los aspectos (ortografía, gramática y puntuación).
– Habilidad en mecanografía, en manejo de números, en la escritura en inglés y destrezas en ofimática.
– Ser un buen comunicador, cuidadoso, metódico, educado y preciso.
Salidas profesionales de un auxiliar administrativo
El perfil del auxiliar administrativo es de los de mayor demanda en el mercado laboral y te permitirá acceder a multitud de puestos de trabajo, tanto en la empresa privada como en las Administraciones Públicas.
En el ámbito público, puedes prepararte oposiciones u ocupar puestos interinos en ayuntamientos o corporaciones locales, organismos y consejerías de las Comunidades Autónomas, auxiliar administrativo del Estado, auxiliar en sectores concretos como las funciones administrativas en la Sanidad, etc.
En cuanto a la empresa privada, también son numerosas las ofertas de trabajo en el ámbito laboral, contable, comercial, financiero y fiscal, así como de atención al cliente/usuario. Se pueden desempeñar funciones de auxiliar administrativo, ayudante de oficina, administrativo comercial, recepcionista, secretaria, auxiliar administrativo de recursos humanos, empleado de atención al cliente, empleado de tesorería, etc.
Tras conocer las funciones de un auxiliar administrativo, si crees que tus cualidades encajan en este perfil profesional y quieres formarte para trabajar en un área líder en empleabilidad, no dejes de consultar nuestro amplio catálogo de cursos online de auxiliar administrativo. Conseguirás adquirir los conocimientos y competencias necesarios para acceder al empleo que siempre has deseado.